Prawa i obowiązki zarządcy nieruchomości
36
Jak środowisko zarządców radzi sobie po deregulacji zawodu
z zapewnieniem rzetelności i kwalifikacji zawodowych osób
świadczących usługi zarządzania nieruchomościami?
Przybywa osób nieznających podstawowych regulacji prawnych, doku-
mentów niezbędnych do prowadzenia nieruchomości, rodzajów i ter-
minów czynności kontrolnych czy konserwacyjnych. Wielu działań się
nie planuje, co skutkuje coraz większą liczbą niedociągnięć, braków
czy uchybień.
Zamiast planowania operacyjnego i finansowego niektóre firmy admi-
nistrujące (bez doświadczenia i kwalifikacji) skupiają się przede wszyst-
kim na bieżącej reakcji na problemy budynku, nie prowadząc strate-
gicznego, przemyślanego działania (brak planów gospodarczych, ter-
minowych przeglądów itp.). Deregulacja zawodu zarządcy spowodo-
wała, że powstające nowe podmioty bez odpowiednich kwalifikacji
mogą nie zapewnić bezpieczeństwa obiektu i nie wywiązywać się
z podstawowych obowiązków administracyjnych.
Jak wygląda proces wyboru zarządcy?
Istnieje kilka sposobów ustanowienia zarządcy. Powszechną formą
jest powierzenie zarządu nieruchomością w umowie ustanawiającej
odrębną własność pierwszego lokalu w nieruchomości deweloperskiej.
Możliwe jest też powołanie zarządcy w drodze uchwały wspólnoty
mieszkaniowej zaprotokołowanej przez notariusza. W przypadku gdy
wspólnota chce dokonać zmiany zarządcy, aktualny zarządca powi-
nien podjąć czynności zmierzające do zwołania zebrania wspólnoty
i załatwienia formalności. Może się jednak zdarzyć, że nie zostanie
ono zwołane, pomimo że zarządca jest do tego zobowiązany. W takim
przypadku wspólnota powinna złożyć aktualnemu zarządcy wniosek
o zwołanie zebrania wraz z projektem uchwały oraz proponowanym
porządkiem obrad, najlepiej już z konkretną propozycją daty i godziny
spotkania. Wniosek mogą złożyć właściciele lokali, którzy mają co naj-
mniej 10% udziałów we wspólnocie. Wielkość udziałów można spraw-
dzić w prowadzonej przez ministerstwo sprawiedliwości internetowej
przeglądarce ksiąg wieczystych. Uprawnieni do podpisania wniosku
są wyłącznie właściciele lokali. Jeżeli wniosek jest poprawnie napisany,
zarządca ma obowiązek zwołać zebranie, poinformować o nim wszyst-
kich właścicieli lokali i zaprosić na nie notariusza.
Wybierając nowego zarządcę, należy wziąć pod uwagę: doświadczenie
kandydata, rekomendacje, proponowany zespół ludzi wspierających
zarządcę, obecność na terenie nieruchomości administratora dele-
gowanego przez zarządcę, cenę usługi.
Jak wprowadzenie RODO wpłynęło na pracę zarządców?
Wdrożenie RODO związane było z koniecznością przygotowania
się do szeregu nowych obowiązków, zarówno proceduralnych, jak
i organizacyjnych. Niezbędna była aktualizacja dokumentacji, zorga-
nizowanie szkoleń dla pracowników, przeprowadzenie audytów oraz
inwentaryzacja przetwarzanych danych osobowych i sposobów ich
zabezpieczenia. Dla firm zarządzających nieruchomościami wpro-
wadzenie nowych przepisów wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami.
Podmioty te, będąc przedstawicielami zarządzanych przez siebie nie-
ruchomości, odpowiadają między innymi za realizację praw i obo-
wiązków wskazanych w RODO, takich jak: obowiązek informacyjny
oraz zapewnienie zgodnej z prawem dokumentacji. Przykładowo,
w niektórych sytuacjach konieczne może okazać się zawarcie umów
powierzenia przetwarzania danych osobowych, a w przypadku moni-
torowania części nieruchomości wspólnych, wprowadzenie regula-
minu monitoringu wizyjnego. Działalność zarządcy w świetle RODO
wiąże się również ze zwiększonym ryzykiem dotyczącym potencjal-
nych roszczeń cywilnych lub kar administracyjnych wprowadzonych
przez nowe prawo.
Jak odbywa się ściąganie należności od właścicieli lokali?
Proces egzekwowania należności może różnić się u poszczególnych
przedsiębiorców. Zwykle wszczyna się procedurę windykacyjną, jeśli
dłużnik zalega z opłatami co najmniej od dwóch do trzech pełnych
okresów płatności, wysyłając wezwanie do zapłaty, a w przypadku
braku spłaty – ostateczne wezwanie do zapłaty. W przypadku nieure-
gulowania zadłużenia w terminie określonym w ostatecznym wezwaniu
do zapłaty kieruje się sprawę do sądu, a po otrzymaniu tytułu wyko-
nawczego – wniosek do komornika o wszczęcie egzekucji. Ważne jest,
by odpowiednio wcześniej kierować sprawę do sądu, aby nie dopro-
wadzić do jej przedawnienia.
Należy podkreślić, że na każdym etapie windykacji przedsądowej
możliwe jest uzyskanie porozumienia z dłużnikiem w sprawie ure-
gulowania należności poprzez złożenie przez niego oświadczenia,
w którym zobowiąże się do spłaty zadłużenia w wyznaczonym termi-
nie lub zawarcia ugody, co wstrzymuje dalszy proces windykacji.
Fot. 2. Terminowe przeprowadzanie przeglądów stanu nieruchomości i reagowanie na wszelkie usterki pozwala na utrzymanie obiektu w odpowiednim stanie technicznym
fot. GGKO – Zarządzanie Nieruchomościami
