39
A RTY KU Ł
Nie było określonych norm co do aranżacji miejsca pracy. Nowy pracownik trafiał zwykle do
pokoju, w którym siedziały osoby z danego działu. Stanowisko pracy organizowano w miarę
potrzeb. Zwykle zajmowała się tym osoba na stanowisku kierownika działu – w dużej mierze
to właśnie ona pełniła funkcje organizatora pracy biurowej w podległej jednostce. Lata dzie-
więćdziesiąte XX wieku to w Polsce okres prężnego rozwoju oraz przystosowania do nowych
warunków. Dlatego też biura były w dużej mierze wypełnione meblami z poprzedniej epoki.
Zmiany zaczęły pojawiać się w drugiej połowie dekady.
Po upadku komunizmu, w latach dziewięćdziesiątych, zaczął napływać do Polski obcy kapitał,
a zarazem pojawiły się nowe miejsca pracy i firmy o bardzo konkretnych strukturach. Nadal
funkcjonują małe przedsiębiorstwa, które organizują funkcjonowanie biur wyznaczając mana-
gerów działów czy osoby odpowiedzialne np. za procesy zakupowe. Jednak w dużych korpo-
racjach, liczących czasem setki pracowników pojawiło się stanowisko office managera, który
stał się niezwykle istotną postacią w organizacji pracy biurowej.
Office manager w biurze XXI wieku
Firmy zatrudniające dziesiątki czy nawet setki pracowników nie byłyby w stanie opanować
funkcjonowania biura bez osoby, która czuwa nad jego organizacją. W korporacjach XXI
wieku funkcję taką pełni office manager. Zwykle na tym stanowisku sprawdzają się osoby
z wyższym wykształceniem po kierunkach ścisłych, a także po studiach prawniczych. Office
manager odpowiada zarówno za komunikację wewnątrz biura, przepływ informacji i prowa-
dzenie kalendarzy, jak i kontrolę procesów zakupowych czy umów z podwykonawcami firmy.
Wśród głównych obowiązków na tym stanowisku znajduje się organizacja pracy biurowej,
w tym stanowisk pracowniczych, wyposażenia a także czuwanie nad spełnianiem norm ergo-
nomii. W trakcie zmiany wyposażenia to właśnie office manager bierze udział w wyborze firm
starających się o dostarczenie sprzętów biurowych. Często wspólnie z pracownikami testuje
meble z wybranych ofert i na podstawie opinii oraz takich czynników jak budżet podejmuje
decyzje o wyborze oferenta.
Office manager kontroluje także procesy zakupowe: zgłasza zapotrzebowanie do biura zaku-
pów, z którym według opracowanych i zaakceptowanych kosztów wyszukuje wykonawców
i z przedstawionych ofert wybiera najkorzystniejszą. W zależności od firmy istnieją np. katalogi
zakupowe, z których pracownicy mogą wybierać niezbędne artykuły. Office manager zbiera
zamówienia z poszczególnych i wysyła je do działu zakupów albo sam dokonuje zamówienia.
Procesy tego typu są w dużej mierze uzależnione od struktur panujących w danej korporacji.
Czasem potwierdzenie zakupów należy uzyskać z jednostki znajdującej się w innym kraju –
wtedy też proces zakupowy się wydłuża, a office manager musi odpowiednio wcześniej re-
agować na potrzeby pracowników.
Jeśli firma posiada własny budynek biurowy, to wymaga on stałego nadzoru technicznego.
W takim wypadku często właśnie office manager musi kontrolować terminy ważności wszel-
kich ubezpieczeń, przeglądów, umów z podwykonawcami. Zakres obowiązków obejmuje też
nadzór bieżących remontów i serwisów instalacji.
Trudno wyobrazić sobie biura dużych korporacji czy nawet średnich firm bez office manage-
ra. Stanowisko to narodziło się z potrzeb, jakie były konsekwencją funkcjonowania w jednej
przestrzeni biurowej dużej liczby pracowników oraz zapewnienia wszelkich właściwych roz-
wiązań wpływających na ich bezpieczeństwo i komfort. Należy jednak pamiętać, że każda fir-
ma posiada własne procedury i rozpiętość zadań office managera jest ogromna. Niewątpliwie
jednak jest to stanowisko stworzone z myślą o innych pracownikach, co w porównaniu z pracą
biurową chociażby dwie dekady temu czyni dla nich znaczącą różnicę.
Dominika Mrowińska
