38
A RTY KU Ł
W biurze do lat 90. XX wieku
Jako wzorcową instytucję, reprezentatywną dla sposobu działania biura w Polsce Ludowej można
uznać urząd miasta. Funkcjonował w nim sekretariat – jednostka w dużej mierze odpowiedzialna
zasprawyorganizacyjnecałej instytucji.Zatrudnionawnimosoba–nastanowiskukancelisty–zaj-
mowała się zaopatrywaniempracownikówwartykuły biurowe. Wyposażenie pracownikówwpo-
równaniu do czasów obecnych można uznać za dość skromne. Wmniejszych urzędach na dział,
tzw. referat, przypadała jedna maszyna do pisania. Wśród obowiązków kancelisty było zbieranie
zamówień na niezbędne wyposażenie z poszczególnych działów oraz kontrolowanie wydawania
artykułów. Środki finansowe na te cele zawarte były w planie budżetowym na dany kwartał bądź
narokzgóry,któryzatwierdzałnaczelnik.Wartododać,żekancelistazajmowałsiętylkosprawami
związanymi z asortymentem do pracy biurowej, zaś za zamawianie środków higienicznych odpo-
wiedzialny był pracownik, któremu przypisane były w obowiązkach czynności w zakresie BHP.
Proces zakupowy artykułów biurowych w czasach PRL odbywał się w bardzo prosty sposób:
wszelkie niezbędne produkty kupowano w najbliższym sklepie papierniczym. Należy jednak
pamiętać, że ze względu na panujący w kraju ustrój i funkcjonującą gospodarkę państwową
występowało znaczne ograniczenie dostępności produktów oraz ich rodzajów. Zakupów do-
konywano zatem w miarę istniejących potrzeb. Podobnie jak odbywały się wszelkie remonty
i rearanżacje biur. Większych zmian we wnętrzach dokonywano nie częściej niż co dziesięć lat.
Wurzędach miasta za planowanie miejsc pracy w poszczególnych działach odpowiadał sekre-
tarz. Liczba osób pracujących w danym pomieszczeniu nie była określona żadnymi normami,
więc panowała w tej kwestii duża dowolność, a pracownicy nie mieli żadnej decyzyjności co
do mebli, z których korzystali.
Osoby na stanowiskach takich jak kancelista posiadały zwykle wykształcenie średnie o różnych
profilach. Popularne było zatrudnianie osób, które ukończyły technika ekonomiczne, a także
szkoły rolnicze. Zdarzało się również, że na stanowisku kancelisty pracowały osoby z wykształ-
ceniem ogólnokształcącym.
Funkcjonowanie w biurach w okresie Polski Ludowej było silnie uzależnione od panującego
ustroju. Przeciętny pracownik nie posiadał praktycznie żadnej mocy decyzyjnej. Zmieni się to
dopiero po wprowadzeniu demokracji. A i do bardziej widocznych zmian musiało upłynąć
jeszcze 10 lat.
Ostatnia dekada XX wieku
Kolejna dekada w organizacji i funkcjonowaniu biur w Polsce została w dużej mierze zdetermi-
nowana przez dwa czynniki: demokrację i komputeryzację. Pojawienie się na rynku prywatnych
firm sprawiło, że poza obowiązującymi zasadami prawa w każdym niepaństwowym przedsię-
biorstwie poszczególne procesy zaczęły odbywać się w różny sposób. To właściciel miał decy-
dujące zdanie w większości spraw, a ponieważ wolny rynek był w Polsce nowością, pierwsza
dekada po 1989 roku była pod względem biznesowym dość chaotyczna. Podobnie działo się
w życiu biurowym. W firmach pojawiła się jednostka zwana magazynem, w którym znajdo-
wało się zaopatrzenie dla pracowników. Teraz zgłaszali oni zapotrzebowanie na poszczególne
artykuły biurowe do kierownika działu, który przekazywał je dalej do magazynu. Ewentualnie
pracownicy sami pobierali artykuły z magazynu na podstawie dokumentu RW, podpisanego
wcześniej przez kierownika. Choć na rynku pojawiła się większa liczba produktów, to zakupy
nadal jednak odbywały się na zasadzie wyjazdu do sklepu bądź hurtowni i zaopatrywania ma-
gazynu w niezbędne artykuły papiernicze oraz higieniczne. W każdej firmie odbywało się to
wedle wewnętrznych ustaleń i trudno w tej kwestii określić jeden obowiązujący model. W in-
stytucjach państwowych wprowadzono zaś obowiązek przetargów i konkursów, w których
brali udział potencjalni dostawcy. W drodze konkursu wybierano najkorzystniejszą ofertę.
Ostatnia dekada XX wieku to w Polsce z pewnością zmiany, jakie pojawiły się na skutek wpro-
wadzenia do pracy biurowej komputerów. Duże (ówcześnie) sprzęty elektroniczne zastępujące
maszyny do pisania wymagały większej liczby metrów kwadratowych do użytku pracowników.
Ponadto, zmiany w obiegu dokumentów i gromadzenie ich na nośnikach cyfrowych pozwoliło
w kolejnych latach reorganizować archiwa papierowe, a tym samym oszczędzać przestrzeń.
Narodowe Archiwum Cyfrowe
tytuł tematu/topic title: Niezidentyfikowani pracownicy w biurze/Unidentified workers in
the office. Data: 1974/05, miejsce/place: Warszawa
opis obrazu/image description: Kobieta za biurkiem rozmawiająca przez telefon.
Widoczny kalendarz ścienny, tulipany w wazonie i dziurkacz/The woman behind the desk
conversing on the phone. Visible wall calendar, tulips in a vase and a punch.
autor/author: Rutowska Grażyna
